6 сентября, 2020
Kick off 2.0
Дисклеймер: это обновленная версия заметки о кикофе проекта, написанной в 2019. Давайте смотреть более детально!

Не нужно быть ученым-ракетчиком, чтобы понять важность правильного запуска проекта. Но точно так же, как полет в космос, если ваша команда немного отклонится от курса в начале проекта, это может иметь огромное влияние на то, где вы окажетесь.
Кикоф встреча - это ваш шанс собрать всю команду и с самого начала двигаться в правильном направлении.

Кикоф - это первая встреча между командой проекта и клиентом или спонсором при запуске нового проекта.

Если все сделано правильно, это дает возможность установить общие цели, повторить цель проекта и заинтересовать всех и поддержать ваш план. Но сделайте это неправильно, и вы настроите себя на неудачу еще до того, как начнете.

Это означает, что нужно задать несколько ключевых вопросов, например:
  • Все друг друга знают?
  • Нужно ли знакомство?
  • Насколько все знакомы с масштабом и результатами проекта?
  • Все понимают, как этот проект вписывается в цели и видение вашей более крупной компании?
Это особенно важно при работе с заинтересованными сторонами или клиентами. Однако даже в небольшой компании проект может включать в себя объединение людей, которые никогда не работали вместе. Начните встречу с представления всех и создания среды, в которой вы будете работать.

Каждый проект уникален. А то, что вы подробно обсудите на стартовом совещании по проекту, будет зависеть от того, кто там находится и каким типом проекта вы руководите.
Однако, как минимум, ваша стартовая встреча должна охватывать некоторые ключевые аспекты:
  • Введение: кто здесь? Как мы уже говорили, главное - контекст. Дайте вашей команде немного времени, чтобы познакомиться друг с другом.
  • Краткое описание проекта: Почему вы беретесь за этот проект? Краткое изложение того, что делается и почему это важно для вашей команды / компании / клиента, гарантирует, что все будут на одной странице.
  • Клиент / Контекст: На кого вы работаете? Если возможно, потратьте несколько минут на то, чтобы узнать, кто ваш клиент и историю проекта.
  • Объем и результаты: что делается? Перейдите от высокого уровня к конкретике. Ваш объем и конечные результаты будут уже определены в вашем SOW или проектном предложении.
  • Подход: Как вы это делаете? Ваша команда должна уже привыкнуть к выбранному вами процессу разработки программного обеспечения. Но как насчет вашего клиента или заинтересованного лица? Обсудите, как все будет работать, и дайте людям возможность предложить изменения или вспомнить прошлые уроки (кстати, в сентябрьской рассылке я писала о двух подходах к формированию lessons learned, просмотрите ее, если подписаны или вверху этой страницы подпишитесь).
  • Роли и обязанности: кто чем занимается? Хороший способ сделать это - использовать структуру DACI (Driver, Approver, Contributors, Informed) или RACI - тут описала больше про эту модель.
  • Работа в команде: как вы будете держать всех в курсе и работать вместе? Одна из величайших проблем управления проектами - держать всех в курсе и все время на одной странице.
  • Сроки, графики и вехи: когда все это произойдет? Держите расписание на высоком уровне и используйте более широкий график, основные этапы и все ключевые моменты принятия решений.
  • Следующие шаги и вопросы и ответы: что будет дальше? Каждая эффективная встреча требует следующего шага (это не просто очередная встреча). В конце концов, оставьте время для последних вопросов, а затем объясните, что будет дальше.

Если вы проводите кикоф со своей командой, то ваша адженда может быть:
  1. Знакомство: кто здесь? (5-10 минут)
  2. Клиент и / или контекст: Почему вы здесь? (5 минут)
  3. Объем и результаты: что вы строите? (20 минут)
  4. Подход: Как вы собираетесь его построить? (10 минут)
  5. Роли и обязанности: кто за что отвечает? (5 минут)
  6. Работа в команде: как вы собираетесь работать вместе? (5 минут)
  7. Сроки, графики и вехи: каковы сроки проекта? (5 минут)
  8. Следующие шаги: что дальше? (5 минут)
  9. Q&A: Что вы не рассказали? (5–10 минут)

Образец адженды для кикофа со стейкхолдерами:
Вы, наверное, уже устали это слышать, но главное - это контекст. На этом этапе ваша команда должна быть проинформирована и готова начать работу, но вашим заинтересованным сторонам может потребоваться немного больше поддержки.

  1. Знакомство: кто здесь? (5-10 минут)
  2. История проекта и заявление о видении: Почему вы здесь? (5 минут)
  3. Объем и результаты: что вы строите? (10 минут)
  4. Метрики успеха: как вы будете измерять успех? (5 минут)
  5. Процесс утверждения: кто имеет право принимать решения на протяжении всего проекта? (5 минут)
  6. Роли и обязанности: кто за что отвечает? (5 минут)
  7. Сроки, графики и вехи: каковы сроки проекта? (5 минут)
  8. План коммуникации: как будет отслеживаться и сообщаться о прогрессе? (5 минут)
  9. Следующие шаги: что дальше? (5 минут)
  10. Q&A: Что вы не рассказали? (5–10 минут)

Когда будете обсуждать масштабы и результаты проекта используйте модель RAID, чтобы определить проблемные области, такие как:

Risks : что может случиться, что повлияет на качество, сроки или бюджет проекта?
Assumptions: какие предположения вы сделали при построении плана проекта? Есть ли те, которые могут измениться в ходе проекта?
Issues: какие проблемы произошли в последнее время, которые могут отрицательно повлиять на ваш проект?
Dependencies: есть ли другие проекты или результаты, которые необходимо выполнить или предоставить, чтобы ваш проект был успешным? Посмотрите на график своего проекта и спросите заинтересованных лиц, видят ли они потенциальные проблемы с зависимостями или другими проектами на ходу.

И как вы уже увидели, для того, чтобы провести кикоф, нужно посчитать, решить, визуализировать и спланировать больше, чем на одну встречу.
И да, кикофы бывают даже в аджайл проектах.
Даже если вы проводите Impact Mapping, работаете с big fat hairy goal и знакомы со всеми подобными концептами.
Кикоф - открывает ваш проект и вы уже поняли, что дальше интересней.
А что дальше - можно узнать на мастер-классе проект за день, который в новом его варианте проходит за 4 часа.

Тут чеклист для подгтовки информации к кикофу.
Тут статья о том, как писать Project Charter.

Тут вы можете взять темплейт для вашей презентации.



Made on
Tilda